பில், ரசீது & ஆவணங்களை பாதுகாக்க .....
பில், ரசீதுகள், ஆவணங்களை பாதுகாக்கும் வழிமுறைகள்!
முதலீடு, காப்பீடு உள்ளிட்ட நிதி விஷயங்கள் தொடர்பான ஆவணங்களை முறையாக
பராமரித்து வருவது, நிதி பாதுகாப்பிற்கு முக்கியமாகிறது.
கட்டணங்களையும், தவணைத் தொகைகளையும் ஒழுங்காக செலுத்தி வந்தால் மட்டும்
போதாது. அவை தொடர்பான ஆவணங்களையும் சரியாக பராமரித்து வர வேண்டும். அப்போது
தான், எந்த ஆவணம் எங்கிருக்கிறது என்பதை
அறிந்து, தேவையான போது உடனே எடுத்து பயன்படுத்த
முடியும். இல்லை எனில், வைத்த இடம் தெரியாமல், தேடிக் கொண்டிருக்க வேண்டும். இந்த தேவையில்லாத குழப்பத்தை
தவிர்க்க, நிதி ஆவணங்களை வகைப்படுத்தி முறையாக
பராமரிக்கும் வழக்கத்தை பின்பற்றி வரவேண்டும். முதலீடு, காப்பீடு,
மாதாந்திர ரசீதுகள்
போன்றவற்றை, அவற்றுக்கு உரிய இடத்தில் வைத்து
பாதுகாக்க வேண்டும்.
இரண்டு கட்டம்:
முதலில் ஆவணங்களை
வகைப்படுத்துவதை இரண்டு கட்டமாக செய்யலாம். முதல் கட்டத்தில், பில்கள், ரசீதுகள் போன்றவை வரும் போது, அவற்றை தற்காலிகமாக எடுத்து வைக்க, ஓரிடத்தை தேர்வு செய்யுங்கள். பெரும்பாலானோர் இவற்றை
ஏதேனும் ஒரு இழுப்பறையில் அல்லது கையில் கிடைக்கும் இடத்தில் வைத்து விடுகின்றனர்.
இதுவே குழப்பத்திற்கு காரணமாகிறது. இதைத் தவிர்க்க, ஒரே இடத்தில் இவற்றை எடுத்து வைக்க வேண்டும். இதற்காக இரண்டு
பெட்டிகளை தயார் செய்து கொள்ளலாம்.
முதல் பெட்டியில்
தினசரி வீட்டு உபயோக பில்களை போட்டு வைக்கலாம். இரண்டாவது பெட்டியில் மின்
கட்டண ரசீது, வங்கி கணக்கு, கிரெடிட் கார்டு அறிக்கை போன்றவற்றை போட்டு வைக்கலாம். இவ்வாறு
செய்த பின், இந்த தற்காலிக இடத்தில் இருந்து
நிரந்தர சேமிப்பிற்கு இவற்றை மாற்ற வேண்டும். தனித்தனி கோப்புகள் அல்லது போல்டர்களை
தயார் செய்து, அவற்றின் மீது பெயர் எழுதி, ஒவ்வொன்றிலும் உரிய ஆவணங்களை வைத்து வரலாம்.
வகைப்படுத்தல்:
ரசீதுகள் மற்றும்
ஆவணங்களை பல்வேறு தலைப்புகளில் வகைப்படுத்திக் கொள்வது நல்லது. உதாரணமாக
வரிகள் எனும் தலைப்பிலான போல்டரில், வருமான
வரி சான்றிதழ்கள், படிவம் 16, தொடர்புடைய பில்கள் உள்ளிட்டவற்றை
வைக்கலாம். இதே போல, காப்பீடு தலைப்பின் கீழ் ஆயுள் காப்பீடு, வாகன காப்பீடு, மருத்துவ
காப்பீடு பாலிசி தொடர்பானவற்றை எடுத்து வைக்கலாம். மற்ற வகைகள்: முதலீடு
-வைப்பு நிதி, மியூச்சுவல் பண்ட், பங்குகள்,
சிறு சேமிப்பு, பி.எப்.,
– பி.பி.எப்., கடன்கள்- வீட்டுக்கடன், வாகனக்கடன், தனிநபர் கடன், இல்லம்பத்திரம், வாடகை ஒப்பந்தம். இவை தவிர மருத்துவ ஆவணங்கள், வீட்டு உபயோக பொருட்களுக்கான கையேடுகள், பில்கள் போன்றவற்றையும் தனியே வகைப்படுத்தலாம்.
ஆதார் அட்டை, பான் கார்டு,
குடும்ப அட்டை, வாக்காளர் அடையாள அட்டை, ஓட்டுனர்
உரிமம், பிறப்பு சான்றிதழ், கல்வி சான்றிதழ் உள்ளிட்ட முக்கிய அடையாள சான்றிதழ்களையும்
தனியே வகைப்படுத்தி வைக்க வேண்டும். இனி இவற்றை தற்காலிகமானவை, நிரந்தரமானவை என பிரித்து, அதற்கேற்ப
பாதுகாத்து வைக்க வேண்டும். வீட்டு பத்திரம், பான்
கார்டு, ஆதார் அட்டை போன்றவை நிரந்தரமாக
வைத்திருக்க வேண்டியவை. முதலீடு சான்றிதழ், காப்பீடு
பாலிசி போன்றவற்றை அவற்றுக்கு உரிய காலத்திற்கு வைத்திருக்க வேண்டும்.
பில்கள், ரசீதுகள் போன்றவற்றை பயன்பாடு
முடிந்தால், அப்புறப்படுத்தி விடலாம்.
டிஜிட்டல் பாதுகாப்பு:
மற்ற முக்கிய ஆவணங்களை
பெளதீக வடிவில் அல்லது ஆன்லைனில் பாதுகாக்கலாம். வீட்டிலேயே பெட்டக வசதி
இருந்தால் அதில் முக்கிய ஆவணங்களை பாதுகாக்கலாம். வங்கி லாக்கர் வசதியையும்
நாடலாம். ‘டிஜிட்டல்’ முறையில் உள்ள ஆவணங்களை ‘டிஜிலாக்கர்’ போன்றவற்றில் பாதுகாத்து வைக்கலாம். ஆவணங்களை ஸ்கேன்
செய்து கம்ப்யூட்டரிலும் ஒரு பிரதியை சேமித்து வைக்கலாம். ஆனால், முறையாக ‘பேக்கப்’ செய்திருக்க வேண்டும். ஒரு சில வங்கிகள் -இ–-லாக்கர் வசதியும் அளிக்கின்றன.
ஆவணங்களை வகைப்படுத்தி
பாதுகாத்து வைப்பதுடன் நின்றுவிடாமல், தொடர்ந்து
கண்காணித்து வர வேண்டும். காலாண்டுக்கு ஒருமுறை அல்லது ஆறு மாதங்களுக்கு ஒருமுறை, போல்டர்களை எடுத்துப் பார்த்து, ஏதேனும்
நடவடிக்கை தேவையா என பார்க்க வேண்டும். காப்பீடு தவணை தேதி, முதிர்வு காலம் போன்ற தகவல்களை, தனியே
ஒரு நோட்டில் எழுதி வைப்பது பயனுள்ளதாக இருக்கும். கடன் தவணை, வரி திட்டமிடல், முதலீடு
தகவல்களையும் தனியே குறித்து வைக்க வேண்டும்.
நிதி பாதுகாப்பும், பராமரிப்பும்
* நிதி ஆவணங்களை ஒரே இடத்தில் வைத்திருத்தல்
நல்லது
* ஆவணங்களை வகைப்படுத்தி தனித்தனி போல்டர்களில் வைத்திருக்க
வேண்டும்.
* பாதுகாப்பான இடத்திற்கு மாற்ற வேண்டும்
* தொடர்ந்து கண்காணித்து
வருவது அவசியம்.
நன்றி : தினமலர் நாளிதழ் - 26.06.2017
No comments:
Post a Comment